Si se ha de ser realmente útil el plan de negocio interno
debe centrarse en:
- Fijar objetivos (para la organización y sus partes constituyentes).
- Especificar acciones (quién las realiza y cuándo).
- Aportar una visión para motivar y guiar la toma de decisiones.
- Identificar el entrenamiento y la Formación requeridos
para ayudar a lograr estos objetivos.
El plan generalmente analizará las estrategias y las traducirá
a acciones. El plan efectivo se refiere a ideas y su implementación
y no debe abrumar con una concentración de cifras.
I Cómo Usar los Planes
Comunicación La comunicación es la función más importante
de cualquier plan de negocios:
- Ofrece a los directivos la toma de decisiones, intercambiar
ideas y manejar conflictos.
- Todos deben contribuir al desarrollo del plan, de esta
forma se crea un sentido de pertenencia, mejorando la comunicación.
- El plan definitivo debe difundirse por toda la
organización para que ayude a jefes y personal en general
por igual a ver todo el contexto de su organización.
II Fijar los Objetivos
Un plan de negocios interno detalla las acciones que deben
hacerse efectivas para alcanzar los objetivos. Por lo tanto
debe definir los esos objetivos. Los que a su vez deben ser:
- Racionales y significativos.
- Claros.
- Alcanzables.
- Coherentes.
- Tener un plazo de cumplimiento.
- Medibles.
III Involucrar a todo el Equipo
Usted necesita que todos los que tienen que implementar
se sientan partícipes. Si la gente no cree en un plan no lo
hará realidad. En el mejor de los casos aceptarán sin entusiasmo,
en el peor de los casos no creerán en el plan.
De esta forma usted crea el compromiso necesario para llegar
al éxito. Los presupuestos que los gerentes consideran que
no pueden cumplir perjudican la moral. Sin embargo, estar
involucrados en la preparación del plan, ayuda a la gente
a encontrar maneras de alcanzar metas difíciles.
IV La Comunicación
La información debe ser relevante. Evite que el personal
se vaya de una reunión pensando: “No entendí”. Lo ideal es
que el jefe directo le informe al personal de los planes de
la empresa. La gente se debe sentir involucrada en el desarrollo
de los planes correspondientes a su área particular, para
responder al plan corporativo general.
La mayoría de los planes tienen que ver con cambios, lo
que explica la resistencia a comunicarlos, dado que se teme
la resistencia del personal al cambio. Consideramos que no
comunicarlo genera la posibilidad de resistencia, por lo desconocido.
La comunicación efectiva es más y no menos relevante.
Por lo tanto hay que dedicar tiempo a pensar cómo se debe
comunicar efectivamente el plan.
V Producir y Usar el Plan Interno
Los siguientes puntos pueden ser en particular ayuda para
planes de negocios internos:
- Antes de empezar, el equipo de planificación, directorio
o gerencia general acuerda para quién es el documento y
qué objetivo tiene.
- El plan no tiene que ser una obra de literatura, debe
ser claro y fácil de lectura.
- No confunda el plan de negocios con el presupuesto. El
plan se refiere a ideas, su implementación e incentivar
a la gente.
- Los objetivos y aspectos centrales del plan deben acordarse
al nivel más alto. Luego los individuos y equipos en toda
la organización deben involucrarse para acordar las acciones
que deben llevarse a cabo para implementarlo.
- Una vez desarrollado el plan, se debe fechar y comunicar
de inmediato.
- Los objetivos clave de la empresa deben tomarse del plan
y traducidos a planes de acción de corto plazo.
- Los planes de entrenamiento y formación deben elaborarse
a partir de estos objetivos de negocio clave.
- Se debe considerar las opciones a los “qué pasa si”,
pero sólo pueden cubrir unos pocos escenarios esquemáticos,
porque de lo contrario llevaría años producir el plan.
- Utilice consultores cuando los individuos y la organización
no tienen práctica en la elaboración de planes.
VI Dirigir el Proceso
Hay que planificar con cuidado las reuniones. Usted invierte
tiempo y esfuerzo en este proceso, no lo desperdicie. A veces
se puede necesitar un facilitador.
Muchas veces se les pide a los departamentos, divisiones
o áreas que aporten sus planes para integrar al plan general.
Se debe dar una guía satisfactoria para asegurarse de que
los resultados sean útiles.
Dado que un plan de negocios debe identificar acciones a
implementar, alguien debe hacerse responsable de que esto
se cumpla en un plazo determinado.
Asegúrese de que la gente realmente acepta la responsabilidad
y está comprometida con los objetivos.
Seguimiento y Verificación
Habiendo asumido compromisos es necesario medir los avances.
Que todo el mundo sepa cuándo se verificarán los avances.
En le proceso de verificación permita que los que no hayan
cumplido sus compromisos expliquen por qué. Quizá haya que
modificar sus objetivos.
Si hay importantes “metas intermedias” en el plan, los avances
deben verificarse cuando se cumplen los plazos de las mismas.
VII Ordenar las Ideas
Para la mayoría de las personas es dificil poner las ideas
en un orden que se pueda comunicar claramente. El esquema
del Apéndice da un buen punto de partida para las cuestiones
que se deben cubrir y en qué orden.
Una manera de hacerlo es escribir los encabezamientos en
negro y los temas correspondientes en otro color. Comparando
se le ocurrirán nuevas cosas que anotar. Para empresas grandes
hay dos técnicas comunes. Una es que cada jefe de departamento
escriba un plan para su sector. Un gerente de más alto nivel
trabaja con los autores para reunir los planes y dar una redacción
final. Los planes departamentales se tendrán que ajustar para
adecuarse. En algún momento tendrá que haber una reunión para
considerarse los planes individuales en el contexto del plan
general.
La otra opción es que un coordinador recorra las distintas
divisiones, departamentos o área de la empresa y escriba un
plan de negocios basado en discusiones extensas.
VII Hágalo Fácil
- Si su plan tiene más de cuatro páginas, incluya un índice.
- Numere las páginas.
- No divague. Si alguien tiene que buscar lo importante,
no lo encontrará.
- Ordene el documento de modo que sea fácil de leer. Ponga
encabezamientos.
- Póngale la fecha al documento para evitar confusiones.
No inunde su plan con gráficos innecesarios. Siempre pregúntese
cuál es la: ¿Cuál es la manera más efectiva de comunicar estas
ideas?
VIII Datos, Números y Pruebas
El lector busca pruebas de lo que escribe es verdad. Esto
debe aportarse poniendo datos verificables en el texto siempre
que sea posible. Estos datos deben apoyarse en cifras para
poner en contexto lo relevante de los mismos y para dar sustento
a proyecciones que se incluyan más adelante en el informe.
No escriba el plan para usted, sino para quien lo dirige.
La mayoría de los lectores buscarán confirmar los pronósticos
de ventas, ya sea con estadísticas de lo sucedido en el pasado
o hablando con los clientes potenciales. Esté preparado para
esto y aporte la mayor cantidad de información de soporte
que pueda, como ser: datos de investigación de mercado, información
publicada, listados de clientes, etc.
IX La Presentación
La presentación no es todo, pero importa. Si un documento
está mal tipeado y desordenado, no inspira confianza. Siempre
esté dispuesto a invertir ese pequeño esfuerzo extra para
lograr la perfección. Puede ser lo que marque la diferencia
entre el éxito y el fracaso. Verifique las cifras a fondo
antes de que el documento vaya a manos de otro, los errores
pueden filtrarse.
Si dice lo suyo con claridad e incluye información de apoyo
debe responder a todas las preguntas. Si se olvida de algo
o alguien tiene más preguntas, puede aportar información para
completar.
La confidencialidad muchas veces es importante. Hay maneras
de manejar esto:
- Haga que el receptor firme un acuerdo de confidencialidad.
- Inserte un párrafo que comprometa al lector a mantener
la confidencialidad.
- Trate de omitir información delicada.
- Los acuerdos de confidencialidad varían en su extensión
y complejidad, según las circunstancias.
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